In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Bestellungen in deiner Shop Admin bearbeiten kannst. Darüber hinaus findest du weiter unten Informationen zur Mehrfachkommissionierung und was passiert, wenn du nachträglich den Status deiner Bestellungen anpasst.
Inhalt
Individualisierung und Automatisierung der Prozesse
Erstellung von Bestelldokumenten automatisieren
Mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeiten
Bestellübersicht
Unter Bestellungen → Übersicht findest du alle Bestellungen aus deinen Onlineshops. Links siehst du als farbliches Icon die Kommissionierbarkeit der jeweiligen Bestellung. Die Farben haben folgende Bedeutung:
- Grün: alle Produkte sind vorrätig und die Bestellung kann vollständig kommissioniert werden.
- Gelb: einige Produkte sind vorrätig, sodass eine Teillieferung möglich ist.
- Rot: keines der enthaltenen Produkte ist vollständig auf Lager.
- Grau: die Bestellung wurde bereits versandt oder storniert.
Über das Filtersymbol rechts kannst du die Liste der Bestellungen individuell anpassen, indem du die Bestellungen nach einem oder mehreren Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus und/oder zusätzlich nach der Kommissionierbarkeit filterst.
Du kannst dir außerdem auch nur Bestellungen anzeigen lassen, die ein bestimmtes Produkt enthalten. Rufe dazu das gewünschte Produkt auf und wechsle zum Tab Bestellung. Du siehst dann alle Bestellungen mit diesem Produkt, in welcher Menge es enthalten ist, den Preis sowie Bestell-, Zahlungs- und Lieferstatus. Auch hier kannst du verschiedene Filter anwenden.
Um eine Bestellung zu öffnen, klicke auf die Bestellnummer.
Detailansicht der Bestellung
Alle Informationen zur Bestellung sind in den Tabs Allgemein, Details, Dokumente, Versandetiketten und Retouren organisiert. Direkt darunter findest du im Tab Allgemein die Schnellbuttons zum Versenden der Bestellung, Erfassen von Retouren und dem Erstellen von Rechnungen und Rechnungskorrekturen.
Pickliste erstellen
Um den Pickprozess zu erleichtern, kannst du dir eine Pickliste je Bestellung erstellen. Öffne dazu den Tab Dokumente, klicke auf Neues Dokument erstellen und wähle den Dokumententyp Pickliste aus.
Auf der Pickliste findest du neben allen relevanten Daten zum Kunden und zur Bestellung die enthaltenen Produkte sortiert nach Lagerplatz sowie deren Anzahl. Wenn ein Produkt auf mehreren Lagerplätzen vorhanden ist, wird der erste Lagerplatz fett gedruckt und alle weiteren Lagerplätze werden als Alternative darunter aufgelistet.
Darunter findest du die Pickanweisung, die du bei der Erstellung des Dokuments angeben kannst. Unter Einstellungen→ Warenkorb im Abschnitt Bestellabschluss kannst du deinen Kunden die Möglichkeit geben, bei Bestellabschluss einen Kommentar zu hinterlassen. Dieser erscheint dann ebenfalls unten auf der Pickliste als Bestellkommentar. Pickanweisungen können auch je Produkt hinterlegt werden, mehr Informationen dazu findest du hier.
Rechnung erstellen
Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du unkompliziert eine Rechnung erstellen. Generell kannst du mehrere Rechnungen pro Bestellung erstellen und für jede Rechnung eine Rechnungskorrektur. Alles zu Retouren sowie Rechnungskorrekturen findest du jeweils in einem separaten Beitrag.
Alle erstellten Dokumente werden außerdem im Tab Dokumente angezeigt und können dort bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden.
Versandetiketten erstellen
Versandetiketten können entweder innerhalb einer Bestellung im Tab Versandetiketten oder direkt aus der Bestellübersicht heraus erstellt werden. Alle Informationen rund um Versandetiketten findest du in einem separaten Beitrag.
Bestellung versenden
Über den entsprechenden Schnellbutton kannst du deine Bestellung versenden, dabei das Lager auswählen, aus dem der Bestand ausgebucht werden soll sowie automatisch den Lieferstatus auf Versandt anpassen lassen.
Statuswechsel
Im Tab Allgemein im Bereich Info kannst du den Bestellstatus anpassen. Dabei wird standardmäßig eine E-Mail-Benachrichtigung an deine Kunden versendet. Wenn du keinen E-Mail-Versand wünschst, kannst du jeweils die Option E-Mail an Kunden senden deaktivieren.
Individualisierung und Automatisierung der Prozesse
Mithilfe des Flow Builders kannst du deine Prozesse weiter automatisieren, indem du die zugehörigen Flows anpasst oder eigene Flows erstellst. Den Flow zum Versenden von Bestellungen findest du beispielsweise unter der Bezeichnung Pickware ERP Completely Shipped. Mehr Informationen und Tipps zum Flow Builder findest du bei Shopware. Beispielhaft findest du nachfolgend eine Kurzanleitung zur automatischen Erstellung von Bestelldokumenten bei Statuswechsel.
Erstellung von Bestelldokumenten automatisieren
Im Folgenden wird beschrieben, wie Bestelldokumente erzeugt werden können, sobald der Status einer Bestellung auf In Bearbeitung geändert wird. Gehe dazu wie folgt vor:
- Gehe auf Einstellungen → Shop → Flow Builder und klicke dort auf den Eintrag Order enters status in progress.
- Wechsle in den Tab Flow und füge entweder einen neuen Aktionscontainer ein, indem du auf das + klickst, oder bearbeite den bestehen Aktionscontainer, indem du auf Aktion hinzufügen klickst.
- Wähle die Aktion Dokument erzeugen aus.
- Wähle im nächsten Fenster den bzw. die gewünschten Dokumententyp(en) aus.
- Speichere anschließend deine Änderung über den blauen Button oben rechts.
Mehrere Bestellungen gleichzeitig bearbeiten
Wenn du gleich mehrere Bestellungen auf einmal kommissionieren möchtest, öffne zunächst die Bestellübersicht, wähle die gewünschten Bestellungen über die Checkbox links aus und klicke oberhalb der Bestellliste auf Mehrfachänderung. Du siehst nun alle ausgewählten Bestellungen. Klicke unten auf Mehrfachänderung starten.
Statusänderungen vornehmen und Bestelldokumente erstellen
Im folgenden Fenster kannst du nun auswählen, welche Statusänderungen für die betreffenden Bestellungen vorgenommen werden sollen und ob Status-E-Mails versendet und welche Dokumente erstellt und ggf. mit den Status-E-Mails versendet werden sollen. Um die Mehrfachänderung durchzuführen, klicke auf Änderungen übernehmen und bestätige die Aktion im nächsten Fenster.
Falls du wie hier beschrieben den Flow zur Statusänderung angepasst hast, sodass automatisch Bestelldokumente erzeugt werden, solltest du entweder die Erstellung der entsprechenden Dokumente in der Mehrfachänderung deaktivieren oder im Bestätigungsfenster die Funktion Flows auslösen deaktivieren, da ansonsten die Dokumente mehrfach erstellt werden.
Versandetiketten erstellen
Über den Button oben kannst für alle ausgewählten Bestellungen Versandetiketten erstellen und diese herunterladen.
Grundlegende Informationen zum Erstellen von Versandetiketten findest du hier.
Nachträglicher Statuswechsel
Auch wenn sich eine Bestellung bereits im Status Versandt befindet, kannst du den Status vor dem tatsächlichen Versand jederzeit anpassen, wenn beispielsweise die Bestellung wegen fehlender Ware kurzzeitig zurückgestellt werden muss. Bereits ausgebuchte Bestände bleiben weiterhin ausgebucht. Wenn du den Status anschließend wieder auf Versendet setzt, sind folgende Szenarien zu unterscheiden:
Du hast der Bestellung neue Produkte hinzugefügt oder die Mengen der enthaltenen Produkte erhöht
Beim Statuswechsel wird der zusätzliche Bestand aus dem Lager ausgebucht.
Die enthaltenen Produkte und Mengen sind unverändert
Es wird lediglich der Status gewechselt.
Du hast Produkte aus der Bestellung entfernt oder deren Menge verringert
Es wird lediglich der Status gewechselt. Die Bestände müssen anschließend manuell korrigiert werden.